Recepción de invitados en las reuniones de trabajo

¡Buenas tardes de jueves a todos!

Hoy hablamos sobre uno de los temas que más ganas tenía de contaros. El Protocolo también está presente en las reuniones de trabajo. Podéis pensar: claro, vamos a hablar sobre cómo van vestidos los anfitriones al evento o sobre cómo hay que colocarse correctamente en la silla una vez nos sentamos. Bueno, pues en realidad la etiqueta es un elemento indispensable, sí. Y tener buenas formas en la mesa de trabajo también es importante, pero no. No vamos a hablar de eso. El post de hoy va dirigido a la importancia de la recepción en la reunión, entendido como un evento corporativo indispensable comunicativamente hablando (valga la casi redundancia) y, sobre todo, como un elemento de la empresa para crear vínculos y potenciar mensajes. 

Vamos a poner un ejemplo claro y sencillo: Empresa A, dedicada a la producción de materias para vehículos (motores, piezas de recambios, ruedas,...) se va a reunir con Empresa B, destinada a la producción como tal de vehículos. La reunión se va a realizar con varias personas invitadas para el cierre de un trato comercial: anfitrión (CEO Empresa A) y director de ventas de Empresa A, junto con el director de marketing de Empresa A. Desde la empresa B vienen como invitados de honor puestos homólogos. Las secretarias han entrado en pánico y los encargados de Protocolo (es decir, yo) estamos deseando organizar el evento...😍 ¡Jejeje! 

Me gustaría hablar de la importancia de que nuestro anfitrión, nuestro CEO, reciba de forma personalizada a los invitados de honor, futuros clientes de nuestra empresa. 

Lo más ideal sería que una vez ha llegado el coche a nuestras instalaciones, se le recibiera prácticamente a pie de coche, tanto a él como a los siguientes invitados. A mí me gusta que los homólogos reciban a sus respectivos. Si esto no es posible, intentaremos siempre que sean personas con un cargo relevante en la empresa. Si esa opción tampoco fuera posible, otra podría ser que un@ de nuestr@s secretari@s recibiera a pie de coche, acompañe al invitado hasta el interior de las instalaciones, donde ya habrá una línea de saludo preparada. IMPORTANTE:

1. Evitar las esperas y la confusión en el recibimiento. Eso da sensación de poca planificación e inseguridad. Hemos visto el ejemplo en el "recibimiento" que tuvo S.M la Reina, Doña Letizia estos días atrás en el Congreso:

S.M la Reina no es recibida en el Congreso...

2. Evitar que reciba alguien que no tenga conocimiento del evento o que no sepa directamente a quién recibe: prefiero que reciba a mi invitado la secretaria del CEO, que sabe perfectamente con quién está hablando que una persona que, casualmente, pasaba por allí...

Una buena línea de saludo para nuestro CEO podría ser la siguiente, bien a pie de coche o en el interior de la instalación: 

Esta es una de las opciones que podrían ser válidas a la hora de recibir a nuestros invitados, las habría múltiples y de diferentes maneras. Yo propongo una opción. Más allá del hecho de proponer una opción me gustaría remarcar la importancia que tiene la recepción en cuanto a Protocolo se refiere:

1. Hace que nuestro mensaje y nuestros objetivos se consigan de una forma más sencilla

2. Da una sensación de preparación, de institucionalización de la empresa, de seriedad. 

3. Da también sensación de profesionalidad: "el personal de Protocolo no vale de nada". NO, amigos. El personal de Protocolo prepara una línea de saludo que COMUNICA a cada paso que el CEO da, y sabe bien porqué lo hace y para qué lo hace. 

4. Acoge de forma muy familiar al invitado: muchas veces los CEO's o invitados de otras empresas están nerviosos, están incluso aburridos de entrar en empresas. Diferenciar a tu empresa con un saludo, una cálida bienvenida te dará un plus a la hora de comunicar tus intenciones para con la otra empresa.

5. Muestra ya una cierta jerarquía: solo con ver que te recibe (o saluda) el CEO y no otra persona ya denota jerarquía en los procesos y en los asuntos serios. 

En resumen, el orden y el Protocolo son MUY necesarios para cualquier empresa, porque a cada paso que damos en ella, también debiéramos darlo en cuanto a Protocolo se refiere. 

"Orden a partir del caos" - Frank Lloyd Wright